Semplificare e digitalizzare i procedimenti della Pubblica Amministrazione sembra finalmente essere obiettivo raggiungibile. Il piano nazionale Italia 2025 ha acceso i motori dell’innovazione e il nostro Ateneo ha colto l’opportunità di continuare a contribuire attraverso azioni sostanziali, concretamente determinate e misurabili, alla trasformazione in atto.
Dal 2016 ad oggi ha infatti sviluppato due software, UniContr e UniConv, che lo scorso ottobre sono stati registrati nel catalogo dell’Agenzia per l’Italia Digitale – presidio tecnico della Presidenza del Consiglio – e resi disponibili gratuitamente e in riuso per le Università e gli Enti pubblici di ricerca. Con i due applicativi per la gestione digitale dei contratti e delle convenzioni il nostro Ateneo partecipa, inoltre, al progetto Sinallagma di LineaPA.
Ne parliamo con il Professor Marco Bernardo, Delegato Rettorale all’Innovazione Tecnologica uscente.
Il Professor Marco Bernardo
Professor Bernardo, da diversi anni l’innovazione tecnologica è una priorità strategica che Uniurb persegue con successo!
È assolutamente vero che nel sessennio 2014-2020 l’innovazione tecnologica sia stata una priorità strategica per l’Università di Urbino.
Lo stesso Rettore Vilberto Stocchi, nel suo discorso di commiato di fine ottobre, ha citato le oltre 450 innovazioni tecnologiche che sono state apportate. Di queste le più significative credo siano tre.
Per quanto riguarda le tecnologie a supporto della comunicazione penso sicuramente al rinnovamento del portale web di Ateneo – realizzato dal nostro webmaster Donatello Trisolino – che ha significato da un lato una veste grafica moderna, dall’altro l’evidenziazione delle cinque voci cardine: Ateneo, Studia con noi, Ricerca, Terza missione e Internazionalizzazione, che presentano con immediatezza la struttura organizzativa del nostro Ateneo, le sue missioni primarie e la sua vocazione internazionale.
Molte le funzionalità implementate, tra cui il motore di ricerca che consente di rintracciare le informazioni all’interno del sito, e la barra nera in alto che raccoglie e rende immediatamente accessibili tutti i software di largo uso tanto per gli studenti, quanto per il personale dell’Università.
Si è raggiunto, inoltre, l’obiettivo di rendere il portale web fruibile dai dispositivi mobili e di collegarlo ai diversi canali social per garantire una comunicazione a trecentosessanta gradi.
La seconda, importante, innovazione tecnologica?
La seconda innovazione riguarda le piattaforme Moodle per la didattica. Con la costituzione nel 2015 del CISDEL, il Centro Integrato Servizi Didattici ed E-Learning – di cui la collega Flora Sisti è Direttore ed io Vicedirettore – sono state messe a fattor comune alcune esperienze di sperimentazione di attività didattiche a distanza che si erano sviluppate nel decennio precedente presso Informatica, Sociologia e Scienze della Comunicazione, così da lanciare le piattaforme Moodle denominate Blended Learning, E-Learning ed Education messe a punto e tenute aggiornate da Edoardo Bontà.
Blended Learning offre uno spazio virtuale a ciascun insegnamento dei corsi di laurea attivi. Lo stesso avviene per E-Learning, ma limitatamente ai corsi di laurea che offrono anche percorsi online. Education eroga contenuti didattici per l’Alta formazione – quindi per i dottorati di ricerca e i master – e anche per la formazione permanente del personale.
Attraverso quest’ultima piattaforma somministriamo, ad esempio, i nostri corsi a distanza sulla sicurezza nei luoghi di lavoro, frutto di una sperimentazione condotta da Oliviero Gessaroli – Responsabile dell’Ufficio Prevenzione e Protezione di Ateneo – e approvata dalla Regione Marche, che, peraltro, hanno attirato l’attenzione di diverse Università italiane interessate a fruire della nostra esperienza. A queste tre piattaforme si è aggiunta MOOC dedicata alla didattica massiva, aperta e gratuita, di cui il principale artefice è il collega Alessandro Bogliolo.
Strumenti che hanno consentito a Uniurb di fronteggiare tempestivamente la sospensione della didattica in presenza a causa del Covid-19.
Esattamente. Un grande lavoro di innovazione tecnologica, che all’esplodere della pandemia ci ha fatti trovare pronti e ci ha permesso in tempo zero di sospendere la didattica in presenza e di fare uno switch over nella direzione dell’e-learning massivo, prima per tutti i 34 corsi di laurea e poi per i 4 corsi di dottorato di ricerca. Oltre a Moodle, le tecnologie abilitanti sono state Blackboard Collaborate e Smowl, accompagnate dall’assistenza quotidiana prestata a docenti e studenti dal CISDEL nelle persone di Giada Fiorucci e Cristina Pierantozzi.
Le lezioni a distanza nel secondo semestre dell’anno accademico 2019/2020, e in modalità mista simultanea presenza-distanza nel corrente semestre, così come gli esami orali e le sedute di laurea a distanza svoltesi finora, si sono tenute tramite Blackboard Collaborate. Si tratta di uno dei pochissimi strumenti di webconference che è stato progettato espressamente per la didattica e che supporta l’integrabilità in Moodle in modo compatibile coi ruoli di docente e studente, e mette a disposizione del docente anche una lavagna digitale, la possibilità di condurre sondaggi e di condividere una seconda webcam per inquadrare un manoscritto, un oggetto o una lavagna fisica e la gestione dinamica di ruoli e permessi degli studenti relativi ad audio, video, messaggi e disegni.
Gli esami scritti a distanza si sono invece tenuti con il sistema di proctoring Smowl in versione CM che abbiamo scelto nella primavera del 2020 tra tutti gli strumenti esistenti integrati in Moodle trattandosi di quello che, nel rispetto del GDPR, garantisce il maggior livello di integrità degli esami stessi potendo rilevare qualsiasi applicazione, ammessa o non ammessa, che risulti aperta sui computer degli studenti, incluse quelle avviate prima dell’inizio dell’esame.
Non possiamo che completare la rassegna descrivendo la terza azione fondamentale del processo innovativo.
La terza importante innovazione ha riguardato la digitalizzazione e la dematerializzazione di processi amministrativi che si svolgevano ancora in modo analogico, quindi su carta, ed è quella che ha portato allo sviluppo del progetto UniDem – Sistema Integrato per la Dematerializzazione di Modulistica e Processi Amministrativi Universitari.
Tecnicamente, UniDem è una piattaforma che si compone di diversi moduli. Tra questi, i due principali sono UniContr per la gestione dematerializzata dei contratti di docenza, che è andato in produzione a partire dal 2016, e UniConv per la gestione dematerializzata delle convenzioni, in produzione dal 2019. Altri moduli sono in via di sviluppo.
Del resto, le azioni realizzate dal nostro Ateneo sembrano in linea con il programma Italia 2025 promosso dal Ministro per l’innovazione tecnologica e la digitalizzazione.
Certamente. La digitalizzazione e la dematerializzazione sono diventati obiettivi di sistema per la Pubblica Amministrazione italiana già nel 1993 grazie al D.Lgs. 39/1993 che per la prima volta parlava di PA digitale e interoperabilità dei servizi e, ancor di più, col D.Lgs. 82/2005 meglio noto come Codice dell’Amministrazione Digitale.
Quest’ultimo più fortemente chiarisce come la digitalizzazione debba essere un obiettivo per lo sviluppo dell’intero Paese e un dovere, in particolare, per la Pubblica Amministrazione chiamata ad attrezzarsi per rispondere al diritto di cittadini e imprese di fruire di servizi digitali in maniera agevole, finanche con la nomina di una figura responsabile apposita per la transizione digitale. Ruolo molto importante che nel nostro Ateneo è ricoperto da Marco Cappellacci.
Il progetto Sinallagma, al quale Uniurb partecipa, si inserisce tra le innovazioni che puntano alla semplificazione e alla trasformazione digitale dei processi amministrativi, è esatto?
Esatto. Comincio col dire che la parola, come io stesso ho imparato, indica il rapporto di reciproco impegno che si instaura tra le parti di un contratto. Sinallagma da un lato è una comunità professionale connessa a procedimenti amministrativi, quali gare, appalti, contratti e convenzioni, e dall’altra è un progetto di formazione e di intervento di LineaPA. Quest’ultima è un’azienda privata – guidata da Patrizia Isaija – che si occupa di formazione, servizi e consulenza per enti locali, Università, ed enti di ricerca, che ha sede a Ivrea. Il responsabile scientifico di Sinallagma è Gianni Penzo Doria, già Direttore Generale presso diversi Atenei italiani e attualmente Direttore Generale dell’Archivio di Stato di Venezia.
La comunità è nata un mese fa, ma conta già quasi 600 iscritti, provenienti da vari Atenei ed enti pubblici di ricerca italiani.
Il progetto di formazione si compone di una parte teorica affidata a un team di professionisti che, oltre al responsabile scientifico, comprende avvocati e notai esperti della materia giuridica relativa, e di una parte “applicata” e pragmatica affidata al nostro personale tecnico-amministrativo che gestisce il presidio software interno e che è in capo all’Università di Urbino proprio grazie ai due moduli della piattaforma UniDem che sono – come le dicevo – UniContr e UniConv.
Come funzionano e qual è il valore aggiunto di UniContr e UniConv?
UniContr e UniConv sono due software sviluppati da Uniurb che dallo scorso ottobre sono stati messi a riuso della Pubblica Amministrazione italiana e registrati nel catalogo dell’AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale, presidio tecnico della Presidenza del Consiglio. Il valore aggiunto di entrambi è quello di velocizzare i processi, monitorarli e limitare, per quanto possibile, l’errore umano.
UniContr ha permesso di ridurre notevolmente i tempi che intercorrono mediamente tra il conferimento dell’incarico di docenza e la firma del contratto. Questo perché consente al docente a contratto di compilare telematicamente la modulistica precontrattuale; e agli uffici competenti di validare digitalmente la modulistica compilata.
Il software genera automaticamente il contratto incrociando le informazioni sul tipo di didattica – ad esempio se si tratta di titolarità ufficiale dell’insegnamento, di didattica integrativa ecc. – e quelle sulla natura del rapporto e della prestazione professionale, dando così la possibilità al docente di accettare telematicamente il contratto. Inoltre, grazie alla digitalizzazione, tutte le informazioni confluiscono in una banca dati che consente di monitorare lo stato di avanzamento del processo, e questo è un altro grande vantaggio ottenuto.
Così facendo si limita drasticamente il numero dei docenti che non firmano il contratto prima dell’inizio delle lezioni. Tenga conto che il software è in uso da circa cinque anni, e consideri che l’Ateneo stipula ogni anno con collaboratori e consulenti esterni circa 1200 contratti, di questi con UniContr intercettiamo un 50% costituito da docenti a contratto nei corsi di laurea.
Guardiamo più nel dettaglio anche UniConv.
UniConv nasce dall’idea di Erika Pigliapoco – Viceresponsabile del Plesso Scientifico DiSPeA-DISB del nostro Ateneo – che ha proposto di digitalizzare il procedimento amministrativo connesso alla stipula delle convenzioni nell’ambito del progetto di Ateneo denominato Cassetta delle Idee.
Abbiamo quindi dematerializzato e digitalizzato l’intera gestione di convenzioni conto terzi, accordi di ricerca e protocolli d’intesa a partire dalla redazione della proposta, passando per l’approvazione interna da parte degli organi competenti, la stipula dell’atto, la repertoriazione, le richieste di pagamento, fino agli incassi. Così da poter tracciare e monitorare l’intero ciclo attivo che consente all’Ateneo di incamerare risorse finanziarie.
Venerdì 11 dicembre si è tenuto il primo corso di formazione Sinallagma di cui è stato protagonista il team di Uniurb!
Esatto. Al corso hanno partecipato circa 40 persone. L’introduzione è stata affidata a Niccolò Zampaolo, che ha illustrato l’etimologia e il significato giuridico del termine sinallagma, dopodiché io ho tenuto il primo intervento Semplificare Prima di Digitalizzare: Il Caso di UniDem all’Università di Urbino. Ho presentato UniDem e UniContr ispirandomi al motto primum semplificare, deinde digitale, in quanto per godere dei benefici che le tecnologie informatiche portano occorre rivedere e ripensare l’intero processo, e nel rispetto della normativa, renderlo più semplice, più attuale, più efficace e più efficiente.
Subito dopo, Marco Cappellacci ha presentato aspetti tecnico-informatici della digitalizzazione collegandosi al Codice dell’Amministrazione Digitale. Il terzo contributo è stato quello di Enrico Oliva che si è occupato della dimostrazione pratica di UniContr. Nel pomeriggio ha preso la parola Erika Pigliapoco che ha spiegato com’è avvenuta la progettazione di UniConv, seguita di nuovo da Enrico Oliva che ha proposto una demo di questo software.
Chiudiamo il sessennio 2014-2020 con un bilancio dell’esperienza UniDem?
Volentieri. Lo sviluppo della piattaforma UniDem e dei suoi vari moduli ha coinvolto una cabina di regia formata dal sottoscritto, come Delegato Rettorale all’Innovazione tecnologica durante il sessennio, e da Alessandro Perfetto, il nostro Direttore Generale. Alla progettazione di UniContr e UniConv, oltre al SSIA, hanno partecipato molti uffici amministrativi, coinvolgendo complessivamente una trentina di unità di personale tecnico-amministrativo. Direi quindi, che il bilancio è assolutamente positivo grazie a un grandissimo lavoro di squadra!